A recepcionista recepciona os pacientes na entrada do consultório, atende os telefonemas e agenda as consultas. Enquanto a secretária possui atribuições mais importantes. Esta profissional auxilia o dentista na gestão administrativa do consultório.

Se engana quem acredita que secretárias e recepcionistas possuem as mesmas funções dentro de um consultório médico ou odontológico. Apesar de possuir diversas semelhanças, existem diferenças relevantes entre os dois cargos.

A recepcionista é a profissional que recepciona os pacientes na entrada do consultório, atende os telefonemas e agenda as consultas. Já a secretária possui um papel mais importante, uma vez que ela é fundamental para manter a clínica funcionando corretamente, auxiliando em todas as demandas administrativas da empresa.

Confira na prática as principais atribuições de uma secretaria e de recepcionista de uma clínica médica ou odontológica:

Principais atribuições de Secretarias

• Organizar a agenda dos profissionais de saúde;
• Realizar um controle de estoque e garantir que nenhum material esteja faltando;
• Ter uma boa capacidade de gerenciamento do consultório;
• Filtrar as demandas enviadas aos profissionais de saúde, priorizando as mais urgentes;
• Ter conhecimento básico em informática e buscar especialização em uso de softwares médicos.
• Elaborar relatórios sobre a gestão do consultório, desde o perfil dos pacientes até o controle financeiro;
• Responder os e-mails do consultório;

Principais Atribuições de Recepcionistas

• Receber correspondências e materiais de fornecedores;
• Manter a recepção organizada e agradável para os pacientes;
• Estar atenta para oferecer um atendimento humanizado em todo momento.
• Organizar a entrada e saída de pacientes do consultório;
• Cadastrar novos pacientes e gerar relatórios sobre suas atividades;
• Prestar atendimento por telefone ou mensagens, auxiliando os pacientes e solucionando suas dúvidas;

Recepcionista de clínica: como lidar com várias tarefas ao mesmo tempo?

Como dissemos no início, mesmo existindo bastante semelhanças entre as duas funções, nota-se que o cargo de secretária exige maior nível de conhecimento técnico e também de responsabilidade quando comparado com a de recepcionista.

Entretanto, vale destacar que ambas as profissões são essenciais para garantir uma boa experiência de atendimento ao paciente, e com isso fidelizá-los a sua empresa. Falaremos mais a seguir:

Qual é a importância das recepcionistas e secretárias de consultórios no bom atendimento ao paciente?

A mudança de comportamento das pessoas fez com que os clientes também buscassem por empresas que ofereçam benefícios capazes de torná-los únicos e especiais. E esse sentimento passa diretamente pela forma como ele é atendido ao entrar em contato com algum tipo de serviço.

Pensando nisso, além do papel de manter a organização e o bom funcionamento de uma clínica, secretarias e recepcionistas também possuem a responsabilidade de oferecer uma experiência agradável ao paciente com objetivo de encantar e fidelizar pacientes.

Preparamos algumas dicas para te ajudar a  proporcionar uma boa experiência ao seu paciente, confira:

Humanize o atendimento da clínica para melhorar a satisfação do paciente

Como falar em satisfação do paciente sem falar de atendimento humanizado? Na área da saúde, a abordagem envolve todos os colaboradores no atendimento de excelência ao paciente, de forma que ele se sinta acolhido em sua clínica ou consultório.

Nesse sentido, práticas simples como linguagem clara, objetiva e cordial,

olho no olho, escuta ativa, atendimento individualizado já fazem toda a

diferença na percepção que o paciente tem da sua empresa.

Mantenha o ambiente da clínica organizado

Outra forma de melhorar a satisfação do paciente com a sua clínica ou

consultório é proporcionar a ele um ambiente agradável, acolhedor e

organizado enquanto espera pelo atendimento.

Para ajudar na organização, vale a pena experimentar também o prontuário eletrônico. A ferramenta dispensa o uso de papéis para anotar o histórico dos pacientes e deixa tanto a recepção quanto os consultórios mais organizados. Isso porque mantém todos os registros em um só lugar, o que otimiza o tempo de trabalho das equipes e torna os atendimentos mais ágeis.”

Facilite a marcação de consultas

O que fazer com os pacientes que estão tentando agendar uma consulta, mas

não conseguem porque o telefone só dá sinal de ocupado? Nesse caso, o melhor

caminho é contar com a tecnologia e investir em uma agenda eletrônica com encaixe de pacientes e confirmação de presença.

Com uma plataforma de gestão médica, a gestão da fila de espera é feita pela secretária, onde ela identifica as oportunidades de encaixe daqueles pacientes que estão aguardando e realiza o contato para saber se o horário é conveniente e/ou ainda quer realizar a consulta.

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