Recepcionista de clínica: como lidar com várias tarefas ao mesmo tempo?

Saber otimizar seu tempo, determinar prioridades e manter a sua agenda sempre organizada, esse são alguns dos princípios fundamentais para que uma recepcionista de clínicas médicas consiga lidar com várias tarefas ao mesmo tempo no seu trabalho

Não precisamos dizer que o dia a dia de uma recepcionista ou secretária de clínicas médicas é bastante corrido, essas profissionais normalmente realizam diversas funções ao mesmo tempo, como: atender os pacientes que chegam no consultório, fazer agendamentos de consultas, realizar encaixes de última hora, além de organizar as fichas médicas, atender ligações, documentar consultas e muito mais. Ufa, bastante coisa para uma única pessoa, concorda?

Por conta disso, o principal desafio para essa profissional é conseguir lidar com todas essas demandas do seu ambiente de trabalho sem deixar cair a qualidade do serviço.Sendo assim, resolvemos trazer no blog de hoje algumas dicas de como as recepcionistas podem lidar com as multitarefas das clínicas onde atuam. Boa leitura!

Determine a prioridade das tarefas

A primeira dica que temos para esses profissionais é definir a ordem de prioridade que as tarefas devem ser realizadas. Por exemplo, ligar para os pacientes do dia para avisar que o médico(a) teve um imprevisto e não poderá atender naquele dia, é mais importante do que organizar as fichas, arquivos e documentos em geral do consultório.

A premissa básica para conseguir realizar várias demandas ao mesmo tempo, é eliminar essas tarefas mais urgentes, para não correr o risco delas caírem no esquecimento e fatalmente gerar inúmeros problemas mais tarde.

Descubra como a recepcionista pode melhorar o atendimento ao paciente

Otimize o seu tempo

A nossa segunda dica está totalmente ligada à primeira. Ao definir prioridades de demandas, você automaticamente irá conseguir otimizar melhor o seu tempo, e isso é muito importante para quem é multitarefas. Otimizando o seu tempo você consequentemente terá um período maior para realizar tarefas um pouco mais complexas e demoradas, como a organização de arquivos de pacientes, por exemplo. Dessa forma, você não ficará tão sobrecarregada e poderá focar em fazer as suas atividades da melhor maneira possível, sem pressa, e com chances menores de erros.

Organize a sua agenda de forma prática e eficaz

Quando falamos de agenda, não nos referimos somente ao cronograma de consultas dos pacientes de uma clínica. Mas também de toda a programação diária, semanal ou mensal do estabelecimento médico, como o controle financeiro, por exemplo. Já ressaltamos aqui que a recepcionista é encarregada de diversas tarefas dentro de uma clínica, correto?! Isso inclui também o pagamento de fornecedores de luz, água, internet e outros serviços que a empresa utiliza.

Mas não se engane, pois é óbvio que a parte da agenda voltada para consultas também é de extrema importância, afinal, é a partir dela que o consultório se torna um negócio rentável.

Fato é que o controle eficiente da agenda é essencial para assegurar a credibilidade da clínica e ele só é possível se a profissional responsável seja capaz de manter todos esses dados organizados, atualizados e de fácil acesso para todos os envolvidos.

Você sabia que é possível fazer agendamentos de consultas de forma eletrônica? Clique aqui e confira!

Use a tecnologia para realizar multitarefas

Atualmente, existem diversos softwares de gestão de clínicas capazes de te ajudar a colocar em prática todas as dicas que mencionas acima. Esses programas foram criados para facilitar o dia a dia de secretarias, médicos, gestores e demais colaboradores de uma clínica.

Só para se ter uma ideia, um software de gestão integra processos de diferentes setores da empresa. Com ele, é possível realizar, por exemplo, agendamentos de consultas de forma eletrônica, oferecendo prazos para retorno, sala de espera, encaixes, envio de SMS, confirmação de presença e muito mais. A partir disso, não só a recepcionista, como também os médicos e gestores da clínica têm acesso aos dados do agendamento de forma automática.

Isso faz com que todos os interessados nesses processos tenham informações organizadas e atualizadas de forma prática, o que melhora a comunicação e otimiza o trabalho. Mas as vantagens de um software de gestão não para por aí, como ele também é possível fazer de um só lugar: 

Teleconsulta prática e segura

Prescrição digital

Recebimentos de consultas

Segurança de dados do paciente

E muito mais

E como se não bastasse, um sistema de gestão também transforma dados complexos em informações confiáveis. Isso, por sua vez, oferece ao gestor uma visão realista do desempenho do negócio, facilitando que o mesmo se antecipe a imprevistos, identifique oportunidades e planeje os melhores investimentos para o crescimento da empresa.

Curtiu esse conteúdo? Então que tal compartilhá-lo com mais pessoas?!

Deseja elevar o atendimento da sua clínica a outro nível? Conheça a plataforma de gestão de clínicas e consultórios da OnlineClinic e comece a organização da sua recepção.